Avant de mettre en place les Chèques-Vacances, l’entreprise doit réaliser quelques démarches internes simples mais indispensables afin de garantir la conformité du dispositif et sa bonne compréhension par les salariés.
Ces démarches permettent d’encadrer le dispositif, de sécuriser les exonérations sociales et fiscales, et d’assurer un traitement équitable des salariés.
1. Informer les salariés par une note explicative
L’entreprise doit formaliser la mise en place des Chèques-Vacances à travers une note d’information écrite, transmise à l’ensemble des salariés.
Cette note a pour objectif de :
présenter le dispositif et ses objectifs ;
préciser les conditions d’éligibilité ;
expliquer les modalités de participation financière de l’entreprise et des salariés ;
détailler les critères de modulation (revenus, situation familiale) ;
indiquer les modalités pratiques de souscription et les échéances.
👉 Cette note constitue un élément de preuve en cas de contrôle et doit être conservée par l’entreprise.
La note d’information peut notamment comporter :
le cadre général du dispositif Chèques-Vacances ;
les bénéficiaires (salariés, dirigeants le cas échéant) ;
les règles de cofinancement ;
les plafonds applicables ;
les formats proposés (papier, digital) ;
le calendrier de souscription ;
les modalités de distribution.
2. Consulter les représentants du personnel lorsqu’ils existent
Lorsque l’entreprise dispose d’instances représentatives du personnel (CSE, délégués du personnel selon la situation), celles-ci doivent être informées et consultées avant le lancement du dispositif.
Cette consultation permet :
d’assurer la transparence du dispositif ;
de partager les règles de mise en œuvre ;
de prévenir les incompréhensions ou contestations ultérieures.
La consultation ne conditionne pas l’adhésion des salariés, mais elle est obligatoire lorsqu’une instance existe.
3. Cas des entreprises sans représentants du personnel
Dans les entreprises sans représentants du personnel, aucune consultation formelle n’est requise.
👉 En revanche, l’obligation d’information demeure pleinement applicable :
la note explicative tient alors lieu de cadre de référence unique pour l’ensemble des salariés.
Il est recommandé de :
diffuser la note à tous les salariés (email, affichage, intranet, remise en main propre) ;
conserver une trace de cette diffusion.
