Une fois votre campagne créée, vous devez importer la liste des collaborateurs qui participeront à votre campagne Objectif Vacances.
Cette étape permet d’envoyer automatiquement les e-mails d’invitation aux bénéficiaires à la date de lancement que vous avez définie.
Pour accéder au service, rendez-vous dans votre Espace client, menu Objectif Vacances > Suivi des campagnes.
1. Téléchargez le modèle Excel
Depuis votre campagne Objectif Vacances, téléchargez le modèle de fichier Excel puis enregistrez le sur votre ordinateur.
2. Complétez le fichier
Renseignez les informations demandées pour chacun de vos collaborateurs.
Le fichier Excel comporte un onglet d’aide qui détaille chaque colonne à renseigner ainsi que le format attendu. Nous vous recommandons de le consulter avant de compléter votre fichier.
Les principales informations à renseigner sont :
- le matricule du collaborateur : ce champ est obligatoire. Si vos collaborateurs ne disposent pas d’un matricule, vous pouvez saisir une valeur de votre choix (par exemple un numéro séquentiel), à condition qu’elle soit renseignée.
- son nom et son prénom
- son adresse e-mail, qui sera utilisée pour lui envoyer l’invitation à la campagne Objectif Vacances
- le montant de sa dotation, qui doit être supérieur à 20 € et être un multiple de 10 € ;
- le mode de livraison des Chèques-Vacances Classic (format papier) : complétez uniquement les colonnes correspondant au mode de livraison choisi :
- Envoi dans les locaux de votre entreprise : renseignez uniquement la colonne F.
- Envoi au domicile du collaborateur : renseignez uniquement les colonnes G et H.
Ne remplissez pas les colonnes correspondant à l’autre mode de livraison afin d’éviter les erreurs lors de l’import du fichier.
> Bonnes pratiques
Pour éviter les erreurs lors de l’import :
- ne modifiez pas la structure du fichier Excel (colonnes, feuilles ou ordre des onglets)
- si vous copiez-collez des données depuis un autre fichier, veillez à conserver le format Texte des cellules, par exemple en utilisant l’option Collage spécial > Valeurs
- vérifiez qu’aucun espace n’a été ajouté au début ou à la fin des données (nom, prénom, adresse e-mail, etc.)
3. Importez votre fichier
Une fois le fichier complété, importez-le.
Si votre session a expiré pendant la préparation du fichier, reconnectez-vous à votre Espace Client avant de procéder à l’import, puis rendez-vous dans le menu Objectif Vacances > Suivi des campagnes >> Campagnes en cours >>> Onglet SALARIES.
4. Vérifiez le résultat de l’import
Si une erreur est détectée, un message s’affiche et indique l’emplacement de l’erreur dans votre fichier afin que vous puissiez la corriger avant de l’importer à nouveau.
Si vous rencontrez des difficultés, consultez notre article Pourquoi mon fichier Excel est-il refusé lors de l’import ?
5. Lancez votre campagne
Lorsque votre fichier est importé avec succès, cliquez sur Enregistrer.
Votre campagne sera automatiquement lancée à la date prévue et les e-mails d’invitation seront envoyés à vos collaborateurs.
À lire ensuite
Une fois votre campagne lancée, vous pouvez suivre les réponses de vos collaborateurs, modifier certains paramètres ou ajouter de nouveaux bénéficiaires.
Consultez l’article Comment modifier une campagne Objectif Vacances ?
